Estar preparados, el fundamento de un Programa de Continuidad de Negocios

José Ignacio Martínez, BCP Regional Coordinator, Chubb Latin America

Hoy en día las compañías de diferentes sectores económicos no pueden descartar la exposición a distintos riesgos donde los empleados y las mismas operaciones o negocios se pueden ver impactados. Si regresamos unos años atrás las contingencias eran tomadas como eventos de una ocurrencia baja o bien hechos inimaginables. Sin embargo, el mundo cambia de forma rápida y las sociedades van teniendo comportamientos y relaciones cada vez más complejos, esto sumado al incremento de fenómenos climáticos que cada vez tienen un impacto más devastador en la economía global.

Sin duda, las compañías especialmente las que tienen presencia global, cuentan con un Programa de Continuidad Negocios (Business Cotinuity Plan por sus siglas en inglés). Esto se ha convertido en una necesidad, porque precisamente las amenazas son diversas y de naturaleza múltiple (desde un corte de energía, pasando por una huelga en las inmediaciones de la oficina hasta un temible terremoto o huracán) y pueden impactar la continuidad de las operaciones si no se tiene una preparación adecuada. 

Teóricamente un BCP es el conjunto de recursos y capacidades que permiten a una compañía responder adecuadamente a una contingencia que afecte el normal funcionamiento de sus operaciones. Adaptar un plan de continuidad de negocios resulta beneficioso cuando este cumple con las siguientes características:

• Identificar y gestionar los diferentes riesgos actuales y futuros que puedan afectar el negocio.

• Orientar a los colaboradores a tomar un rol más preventivo frente a las diversas amenazas que puedan poner en riesgo sus vidas.

• Adoptar un enfoque proactivo que ayude a minimizar los impactos de los incidentes.

• Mantener operativas las funcionalidades críticas del negocio durante una crisis.

• Ser más eficientes y mejorar los tiempos de recuperación.

• Demostrar resiliencia al mercado en general y a los accionistas.

Un BCP debe ser consistente y fundamentado en normas internacionales, por ejemplo, la ISO 22301 que se define como un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocios, el cual proporciona una metodología para identificar amenazas y fortalecer la capacidad de respuesta de una organización y así disminuir el daño potencial de cualquier incidente. El mismo apunta a cubrir cuatro pilares esenciales para garantizar su buen funcionamiento:

1. Conocer la Organización. Identificar cuál es la prioridad y criticidad del negocio, y evaluar los diferentes riesgos a los que está expuesta la operación.

2. Planificar. Detallar un plan de gestión de incidentes e identificar las distintas estrategias de recuperación que puedan ayudar a mantener la criticidad de la operación. Estimular la comunicación.

3. Gobernanza & Mejoras Continuas. Definir los distintos equipos involucrados en una crisis con sus respectivos roles y responsabilidades permitiendo responder y actuar de forma organizada. Así también identificar mejoras como producto de la gestión misma de los incidentes.

4. Entrenamiento & Ejercicios. Orientar y alentar a los colaboradores a que sean partícipes de la cultura de preparación, asimismo ganar más experticia cuando se ejercita a los equipos de liderazgo y se definan ejercicios que permitan probar las diferentes estrategias de recuperación. 

Sin embargo, el común denominador de los cuatro puntos anteriores y la razón fundamental se basa en la preparación, porque lo más difícil en una crisis es explicar el por qué no estábamos preparados. 

Las actividades de preparación son críticas porque tiene una alta incidencia en una gestión de incidentes (en cómo responder, recuperar, reanudar, restaurar y retornar a la normalidad), y porque estas mismas  preparan al equipo que lidera o administra la crisis y el personal. La definición de pasos proactivos que ayudan a la preparación para incidentes como son la actualización frecuente de los planes de continuidad y de comunicación (planificación), la realización de ejercicios y la estimulación del trabajo en equipo, son elementos claves para el éxito de un programa.

La preparación se enfoca a mejorar la efectividad de cualquier equipo que administre una crisis porque le permite planificar su gestión: 

• Definición de acciones iniciales. ¿Quién liderará la crisis? ¿Quién conformará el equipo que administra la crisis? ¿A quién y cómo se notifica una emergencia?

• Evaluar. ¿Qué se debe evaluar? ¿Cuál es la prioridad del negocio? ¿Qué impactos podría tener ciertos escenarios de crisis en el negocio?

• Establecer objetivos. ¿Cuáles son las acciones y las indicaciones que oriente al equipo para establecer objetivos?

• Comunicar. ¿Cómo mantener una comunicación 360 grados (empleados, socios, clientes y reguladores)? 

• Ejecutar. ¿Cómo lograr que el personal realice tareas asignadas? ¿Cuáles son los siguientes pasos?

• Retornar a la normalidad. ¿Oficinas existentes o nuevas? ¿Qué debo considerar en el retorno? 

Y por último, fortalecer la cultura de preparación de los empleados,  que a su vez es un desafío ya que es necesario modificar los hábitos y los comportamientos. Esto puede tardar tiempo, pero esto es clave para cumplir con los objetivos esenciales de cualquier Programa de Continuidad de Negocios: la protección de cada uno de los integrantes de una organización y la continuidad misma de las operaciones críticas del negocio.